مزایای سامانه مدیریت دبیرخانه و آرشیو فنی

تسهیل فرآیند ثبت نامه ، دریافت نامه و دگیر امور وابسته به نامه ها
رهگیری بسیار سریع درخواستها و مراسلات سازمان
بایگانی پیشرفته اسناد و مدارک سازمان یا نهاد
افزایش سرعت گردش اطلاعات سازمان و بازدهی بالاتر پاسخگویی
افزایش بازدهی ارتباطات و تماس های مدیران و پرسنل ارشد
امکان اجرای فرآیندها بصورت متمرکز ، نیمه متمرکز و غیرمتمرکز
دسترسی و مدیریت اسناد ، نامه ها و مراسلات بصورتهای مختلف ازجمله وب و شبکه
تسریع و پیشرفته سازی فرآیند پیگیری و پاسخگویی به مشتریان و ارباب رجوع
ارجاع و تقسیم کار بین کارکنان و پرسنل مختلف
یکپارچه سازی بایگانی کلیه اسناد بخش های مختلف ، نمایندگان و مشتریان سازمان
پشتیبان گیری و امنیت اطلاعات بایگانی شده سازمان در محلی امن
کاهش چشمگیر هزینه های نگهداری اسناد و نامه ها و حذف کاغذ از چرخه اداری


ویژگیهای سامانه مدیریت دبیرخانه و آرشیو فنی (Office Secretariat)

همانطور که عرض شد نرم افزار مدیریت دبیرخانه و آرشیو فنی اداره با اتوماسیون پیشرفته خود روند اداره امور دفتری سازمان و اداره گردش نامه های اداری ، مکاتبات و مراسلات اداری سازمان را تسهیل و تسریع می نماید .
نرم افزار دبیرخانه کلیه این امور را در مراحل و سطح های مختلفی سازماندهی می نماید که در ادامه به این امر می پردازیم:

سازماندهی ، بایگانی و مدیریت نامه های اداری
توسط این سامانه انواع نامه های اداری اعم از: نامه های شخصی، اداری، پرسنلی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و نامه های دیگر بایگانی و مدیریت شده و اعمال مختلف بخش دبیرخانه سازمان قابل اجرا می باشد.

مدیریت امور دفتری سازمان
توسط این سامانه کلیه امور دفتری سازمان ، تعیین دفاتر و فرمها ، بایگانی فرمهای مختلف، تعیین و تهیه و ارجاع دستورالعملها، تعیین نوع کار پرسنل، ثبت نامه ها يا دفاتر ، تفکیک نامه ها در بخش امور دفتری و دیگر اعمال اجرایی مربوط به این بخش از سازمان انجام می شود.

مدیریت امور پرسنل و کارمندان
توسط این سامانه کار بخش های مختلف دبیرخانه بین پرسنل مختلف تقسیم شده و همچنین کلیه اطلاعات شخصی ، حقیقی و حقوقی کلیه پرسنل سازمان ، سازماندهی می شود.

همچنین لازم بذکر است که سیستم دبیرخانه متناسب با سازمانهای مختلف قابل ارتقاء و ویژه سازی می باشد که سازمان مربوطه در هنگام عقد قرارداد ویژگیهای مورد نظر خود را تشریح می نماید تا ویژه سازیهای لازم صورت گیرد.

 

نرم افزارها و سرویس های دیگر شرکت در حوزه اتوماسیون اداری

» سامانه مدیریت ارتباط با مشتری (Customer Relationship Management - CRM)
» سامانه برنامه ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning - ERP)
» مدیریت فرایندهای تجاری (Business Process Management - BPM)